كتابة-الأبحاث « WordPress.com Tag Feed

كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات- أمثلة للأخطاء

سامح — Wed, 10 Jan 2007 08:20:27 +0000

عرضت في المقالة السابقة بعض الأمثلة الجيدة لعرض البيانات في جداول أو أشكال. أعرض هنا بعض الأمثلة للأخطاء الشائعة
في الجداول والأشكال. حاول أن تتبين بنفسك الأخطاء في كل جدول أو شكل ثم اقرأ التعليق أدناه

عام 2004 بآلاف الجنيهات	عام 2005 بآلاف الجنيهات
1,350,300	1,830,000	الثلاجات
145000	3550	البوتاجازات
720,000	1,080,000	الغسالات
67500	9,500,400	مبردات المياه
755	890	تكييفات الهواء
2,931,556	13,402,840	إجمالي المبيعات

جدول - 1: مبيعات منتجات الشركة في العامين السابقين

هذا الجدول به عدة أخطاء. علامة الألف "," استخدمت في معظم الأرقام بينما لم تستخدم في باقي الأرقام. ليست المشكلة في استخدام العلامة أو عدم استخدامها ولكن المشكلة في أنه يجب أن يتم اتباع نفس الأسلوب في كتابة كل الأرقام في الجدول بمعنى أنه إما أن نستخدم علامة الألف في كل الأرقام أو لا نستخدمها. استخدام علامة الألف يجعل قراءة الأرقام الكبيرة أسهل ولكن لا يشترط استخدامها. مبيعات تكييفات الهواء في عام 2005 غير منسقة على اليمين مما يجعل قراءة الأرقام أصعب ويزيد احتمالية الخطأ عند جمع الأرقام رأسياً. بصفة عامة توضع الأرقام في الجداول منسقة لأقصى اليمين خاصةً إذا كانت هناك أرقام كبيرة وأرقام صغيرة مثل أن تكون هناك أرقام بالآلاف وأرقام بالعشرات


طول العينة	وزن العينة بالجم	رقم العينة
8.1	2.5	1
7.72	2.5	2
7.61	2.0	3
7.93	3.1	4
7.7	2.6	5
7.6	2.5	6

جدول-2: مواصفات العينات المستخدمة في التجربة

هذا الجدول به عدة أخطاء. أولا الجدول يشغل مساحة كبيرة جداً بدون مُبرر. ثانياً: لم يتم كتابة الوحدة المستخدمة لقياس طول العينات. أطوال العينات مكتوبة لأرقام عشرية مختلفة. لا بد من توحيد الأرقام العشرية لنفس المتغير

شكل- 1: الوزن النسبي لمبيعات منتجات الشركة

هذا الشكل البياني يوضح عيوب استخدام الرسومات الدائرية ذات البعد الثالث. لاحظ ان البعد الثالث لم يُضف أي معلومة فهو لا يمثل أي متغير ولكنه مجرد تجسيد. هل هذا التجسيد قد أقاد أم أضر؟ بالقطع أضر فإحساسك بالنسب قد اختلف ومن الصعب أن تميز بالنظر أيهما أكبر الشوكولاته أم البسكويت. قد يقول قائل ولكننا يمكننا معرفة ذلك بقراءة النسب. إن كان الحال كذلك لكنا اكتفينا بكتابة الأرقام في جدول صغير ولكن الرسم البياني يهدف لتوضيح ظاهرة ما او معلومة مستنبطة من البيانات بحيث يراها القارئ بمجرد النظر. علاوة على ذلك فإن هذه الرسومات قد ترسم بدون كتابة الأرقام

شكل- 2: الوزن النسبي لمبيعات منتجات الشركة

مرةً أخرى نوضح عيوب الرسومات الدائرية ذات البعد الثالث. لاحظ أن إحساسك بحجم مبيعات العصير في هذا الرسم يختلف عن الرسم السابق ففي هذا الرسم يبدو العصير أكبر. في هذا الرسم يبدو للناظر أن مبيعات البسكويت والشوكولاته متساوية. عند تغيير زاوية الرسومات الدائرية ذات البعد الثالث يتغير إحساسنا بالنسب. هذا الأمر لا يحدث عند استخدام الرسم الدائري ذي البعدين

شكل- 3: مبيعات منتجات الشركة خلال الأربعة أعوام السابقة

ماالذي استفدناه من الرسم الثلاثي الأبعاد؟ لم نستفد شيئاً بل أصبحت مقارنة الأعمدة أصعب وإذا غيرنا زاوية دوران الرسم فإن إحساسنا بطول الأعمدة يختلف

شكل- 4: مبيعات منتجات الشركة خلال الأربعة أعوام السابقة

وهذا الرسم السخيف يجعل الرسم معقدا بدون سبب. يجب الانتباه إلى أن الرسم البياني يهدف إلى توضيح أمر ما ولا يهدف إلى تزيين التقرير أو إلى توضيح قدرة كاتب التقرير على إعداد رسومات جميلة

شكل- 5: مبيعات منتجات الشركة خلال الأربعة أعوام السابقة

هذا الرسم قد يبدو مقبولاً ولكنه عند تصويره بالأبيض والأسود سيبدو كالرسم أدناه وبالتالي نجد صعوبة في تمييز مبيعات الشكولاته من مبيعات البسكويت. ينبغي الاعتناء في اختيار الألوان حتى تكون التفرقة بينها واضحة وخاصة في حالة التقارير التي يتم تصويرها بالأبيض والأسود أو التي ترسل بالفاكس

شكل- 5: مبيعات منتجات الشركة خالل الأربعة أعوام السابقة

شكل- 6: مبيعات منتجات الشركة خلال الأربعة أعوام الماضية

هذا الرسم لا يحتوي على مفتاح يوضح مالذي تمثله الثلاثة أنواع من الأعمدة ولذلك يحتاج القارئ للبحث عن هذه المعلومة في التقرير وقد لا يجدها. يجب أن يحتوي الرسم على كل ما يجعله مفهوما من وحدات ومسميات المحاور ومفتاح يشرح ما تعنيه الألوان أو الرموز

شكل-7: قياسات درجة الحرارة يوم 12/12/2006

هذا الرسم يبدو مقبولا غير أنه لا يساعد على رؤية التغيرات في درجة الحرارة بوضوح لأن المحور الرئيسي بدأ من الصفر عاى الرغم من أنه لا توجد أي قراءات أقل من 140 درجة. ينبغي أن تكون المحاور معبرة عن المدى الذي يظهر في الرسم

شكل- 8: قياسات درجة الحرارة يوم 12/12/2006

هذا الرسم يكرر نفس الخطأ السابق ولكن في المحور الأفقي حيث يمتد إلى الساعة الرابعة والعشرون في حين أن قيايات الحرارات المعروضة كانت حتى الساعة الثانية عشرة

شكل- 9: قياسات درجة الحرارة يوم 12/12/2006

هذا الرسم جيد من كل النواحي سوى الاستخدام المفرط للألوان. هذه الألوان تمثل إهدارا للحبر عند الطباعة ولا تُفيد في توضيح الرسم بل قد تضر عند الطباعة بالأبيض والأسود

شكل- 10: قياسات درجة الحرارة يوم 12/12/2006

هذا الرسم استخدم النوع غير المناسب لعرض البيانات. الأعمدة قد تناسب عرض الأرقام التي تتكرر دوريا ولكن في حالة درجة الحراراة فالقياسات تمت كل ساعة ولكن قيمة درجة الحرارة مستمرة في كل وقت. لذلك فإن استخدام رسم بياني خطي يكون مناسبا

شكل - 11

الرسم التخطيطي أعلاه يوضح عملية ما غير أنه يعيبه أمران. أولاً: لايوجد عنوان للرسم يوضح اسم العملية. ثانياً: لا يوجد مفتاح للرسم يوضح اسم العملية "(1)" واسم العملية "(2)" وهكذا. هذا لايعني أنه لا يمكننا استخدام رموز لتوضيح أسماء الأماكن أو العمليات ولكن ينبغي عند استخدامها وضع مفتاح على الرسم أو بجواره يوضح معناها

شكل- 12: قياسات درجة الحرارة

هذا الشكل يوضح الاستخدام السيء للخطوط الطولية والعرضية بحيث يصبح الرسم مزعجاً. بالإضافة إلى ذلك فإن عنوان الرسم لم يحدد تاريخ القياسات ولا اسم المادة المُقاسة

مواضيع أخرى في هذا الموقع عن كتابة التقارير والأبحاث
كتابة التقارير والأبحاث
كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير
كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير- أمثلة
كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير- أمثلة للأخطاء
كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج
كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج- أمثلة

كتابة التقارير والأبحاث - أمثلة للأخطاء

سامح — Tue, 26 Dec 2006 09:52:33 +0000

استعرضنا في المقالة السابقة أمثلة لكتابة العناصر الأساسية للتقارير والأبحاث. لمزيد من التوضيح نستعرض هنا بعض الأخطاء التي قد يقع فيها كاتب التقرير. برجاء ملاحظة أن الأسماء المذكورة في الأمثلة لا تمثل شركات أو جامعات أو أشخاص حقيقيين وإنما هي أسماء وهمية مستخدمة في الأمثلة فقط

الغلاف
Cover
ماذا تلاحظ في المثال التالي؟

دراسة القوى المؤثرة على مراوح المضخات الطاردة المركزية
باستخدام ميكانيكا الموائع الرقمية

إعداد
حسن محمد سمير

الغلاف لا يُبَيِّن اسم الجامعة أو الهيئة التي صدر منها التقرير وكذلك لا يُوضِّح تاريخ الإصدار

صفحة العنوان
Title Page

ماذا تلاحظ في المثال التالي؟

شركة ……….المصرية
إدارة التطوير والتخطيط - قسم التخطيط

نظام التعامل مع شكاوى العملاء

إعداد
سامح محمد
حسن فريد
أحمد سامي

الملخص: هذا التقرير يوضح الاقتراحات التي تم التوصل إليها لتطوير نظام التعامل مع شكاوى العملاء والذي تكررت فيه عدة مشاكل في الآونة الأخيرة. توصي هذه الدراسة بتطبيق أحد اقتراحين أو كلاهما: الأول- إنشاء مركز لتلقي شكاوى العملاء والرد عليها، الثاني إنشاء مكتب متخصص في كل فرع من فروعنا لتلقي شكاوى العملاء ومحاولة إيجاد الحلول

أبريل 2003

إن عنوان التقرير غير مُعبِّر. هل التقرير يتحدث عن أهمية نظام التعامل مع العملاء أو يتحدث عن أنشطة هذا النظام أم عن مشاكل هذا النظام؟ لا بد أن يكون العنوان مُعبِّرا عن موضوع التقرير

الملخص
Abstract or Summary or Executive Summary

ما رأيك في الملخص التالي؟

الملخص

هذا التقرير يوضح الاقتراحات التي تم التوصل إليها لتطوير نظام التعامل مع شكاوى العملاء والذي تكررت فيه عدة مشاكل في الآونة الأخيرة. لقد بذلت اللجنة مجهودا كبيرا في ظل طموحات كبيرة. واللجنة تسعد بتقديم هذه الاقتراحات التي نأمل أن تسهم في تقدم الشركة

الجملة الثانية والثالثة لا علاقة لهم بالملخص. والملخص لم يوضح ما هي هذه الاقتراحات وبالتالي سيضطر القارئ لقراءة التقرير كله

جدول المحتويات
TABLE OF CONTENTS

ماذا تلاحظ في جدول المحتويات التالي؟

Table of Contents
	Page
List of Figures	iv
List of Tables	v
Glossary	vi
1. Introduction and Literature Review	1
1.1 Introduction	1
1.2 Literature Review	4
2.Physical Background	14
2.1 Flow Past a Rigid Sphere	14
2.2 Flow Acting on a Spherical Bubble	17
3. Methodology	24
Mathematical Formulation	24
Numerical Procedure	29
4. Results and Discussion	36
4.1 List of cases	36
4.2 Forces	42
4.3 Velocities	49
5. Conclusions	57
6. Recommendations	59
References	60
Appendix A	63

لقد تم استخدام أشكال مختلفة من تنسيق الخطوط لكتابة المواضيع الفرعية. لابد من توحيد طريقة كمتابة المواضيع (العناوين) الفرعية

هل جدول المحتويات أدناه يعتبر مقبولاً؟

جدول المحتويات
الصفحة
1	المقدمة
2	وصف المشكلة: الشكاوى من المنتج الجديد
5	أسباب المشكلة
9	الحلول المقترحة
12	المقارنة بين الحلول المقترحة
15	مرفق-ب: عدد الشكاوى خلال الشهر الماضي
17	مرفق-أ: مواصفات المنتج
20	التوصيات

إن التوصيات قد وضعت في الترتيب بعد المرفقات. المرفقات تأتي بعد نهاية أجزاء التقرير وليس في وسط التقرير

قائمة الأشكال
LIST OF FIGURES

هل تلاحظ شيئاً في جدول الأشكال التالي؟

List of Figures
	Page
Fig. 1.1: Schematic drawing of two phase flow	2
Figure 1.2: Bubble Shapes	6
Figure 2.1: Drag force on a raising bubble	16
Fig. 2.2: Lift force on a rigid sphere	20
Figure 2.3- Comparison of Theoretical and experimental results	22
Fig. 3.1- Grid types	34
Fig. 3.2: Schematic drawing of the applied boundary conditions	28
Fig. 4.1: Results of case I	38
Fig. 4.2: Results of case II	42

لقد تم استخدام طرق مختلفة للكتابة. ينبغي الانتباه إلى أنه يمكن استخدام كلمة
Fig. or Figure
إلا أنه يجب أن يتم اتباع أسلوب واحد في التقرير الواحد. بصفة عامة ينبغي اتباع أسلوب موحد في التقرير الواحد لكتابة المحتويات والأشكال والجداول والمراجع وهكذا

والآن ماذا تلاحظ في الجدول التالي؟

قائمة الأشكال
الصفحة
1	شكل 1: رسم تخطيطي للموقع
3	شكل 2: رسم تصنيعي للمروحة
5	شكل 3: منحنى بياني لعدد الأعطال
9	شكل 4: منحنى بياني لتكلفة الأعطال
11	شكل 5:رسم المروحة المعدل

إن أرقام الصفحات ليست على استقامة واحدة

قائمة الجداول
LIST OF TABLES

هل تلاحظ شيئاً في الجدول التالي؟

List of Table
	Page
Table 1.1: Sales of product A in previous years	3
Table 1.2: Sales of Product B in previous years	4
Table 1.3: Production Capacity of all Products	6
Table 2.1: Customer Survey Results	9
Table 2.2: Raw Material Cost in 2005	10
Table 2.3: Marketing Expenses in 2005	12
Table 3.1: Market Demand Forecast	15
Table 3.2: Sales Forecast	16
Table 3.3: Different Scenarios	18
Table 3.4: Production Plan	21
Table B.1: Forecast Methodology	28

إن العنوان غير صحيح. العنوان يجب أن يكون
List of Tables
هذه الأخطاء البسيطة يمكن تلافيها بمراجعة التقرير مراجعة جيدة

ماذا تلاحظ في الجدول أدناه؟

قائمة الجداول
الصفحة
1	جدول 1: تحليل تكاليف المواد الخام
2	جدول 2: تصنيف الخامات
5	جدول 3: تصنيف الخامات
9	جدول 4: الكميات تحت الشراء من المواد الخام
12	جدول 5: المخزون المتوقع في نهاية العام
15	جدول 6: الخامات البديلة

إن الجدول الثاني والثالث لهما نفس المسمى وهو أمر غير مقبول. من المؤكد ان محتوي الجدولين مختلف. ربما الجدول الأول خاص بالأعوام السابقة والجدول الثاني خاص بالأعوام القادمة. ينبغي أن يكون اسم الجدول مُعبِّراً عن محتواه وبما يميز الجداول من بعضها

قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات
List of Symbols or Glossary

القائمة التالية يَعيبُها أنها غير مُرتبة أبجديا

List of Symbols and Abbreviations
P	Perimeter
c	Courant Number
D	Diameter
A	Area
g	Gravitational Acceleration
Lf	Lift Force

هل تللاحظ شيئاً في قائمة الرموز التالية؟

قائمة الرموز
السرعة - السن	س
الزمن	ز
العجلة	ع
القوة - القدرة	ق
الكتلة	ك
المسافة	م

لقد تم استخدام بعض الرموز للتعبير عن كلمتين مختلفتين. هذا لا يمكن أن يحدث في نفس التقرير. يجب أن يكون الرمز له معنى واحد في التقرير الواحد

المقدمة
Introduction

ما رأيك في المقدمة التالية لتقرير عن شكاوى العملاء وكيفية حل مشاكلهم؟

المقدمة

إن شركتنا تعنبر من الشركات الرائدة وإننا نحرص على أن تظل في القمة. وإنه ليزعجنا أن تكون هناك أي شكاوى من العملاء لأن هذه الشركة هي شركة متميزة وهي خير سفيرٍ لبلدنا أما الشركات العالمية. نتيجة وجود عدة شكاوى من العملاء في الآونة الأخيرة فإنه قد تم دراسة درجة رضاء العملاء عن خدمات الشركة وذلك عن طريق إجراء مقابلات شخصية واستبيان مكتوب. هذا التقرير يوضح نتائج هذا الاستبيان ويقدم مقترحات لتحسين درجة رضاء العملاء عن الشركة ومنتجاتها

إن الجُملة الأولى والثانية لا معنى لوجودهم في المقدمة ولا التقرير فهذا ليس إعلاناً عن الشركة. بل هذا تقرير داخل الشركة يتداوله العاملين بالشركة. لا تُضيع وقت القارئ في أشياء هو يعرفها أو في شعارات لا تُضيف جديدا للتقرير

قلب التقرير
Main Body

تأمل هذا الجزء من التقرير

نتائج المبيعات

كانت مبيعات شهر مايو 2000 وحدة ومبيعات أبريل 1800 وحدة ومبيعات مارس 1500 وحدة ومبيعات فبراير 2100 وحدة ومبيعات يناير 1200 وحدة

هل هذه طريقة عرض مقبولة؟ لو تم وضع هذه النتائج في جدول أو شكل بياني لكانت قراءتها أيسر ولكانت نقارنتها ممكنة

وماذا عن الجزء التالي من التقرير؟

الحل المقترح

الحل المقترح هو أن يتم إضافة آلة قطع جديدة بحيث يتم وضعها بين آلة القطع -المحلية- التي اشتريناها مؤخرا وتلك -السريعة- التي تم تركيبها في 2002 وبحيث تكون أمام آلة التجليخ وخلف منطقة التجميع وبما يسمح بمرور الأفراد وبحيث تكون هناك علامات واضحة حول الآلة مماثلة لتلك الموضوعة حول آلة التجليخ ولكنها مختلفة عن تلك الموضوعة حول آلة القطع المحلية التي اشتريناها مؤخرا

يوجد خطئان عظيمان. الأول أن هذا الأمر يمكن شرحه بسهولة باستخدام رسم تخطيطي لموقع العمل والمعدات. الثاني أن الجملة طويلة جدا بما يجعل من الصعب متابعتها وفهمها. حاول استخدام جمل قصيرة وبسيطة واستخدام الرسومات إذا لزم الأمر

مارأيك في هذا الجزء من تقرير عن تركيب مصنع؟

تطورات تركيب المصنع

حضر بالأمس فريق من الشركة المنتجة مكون من أربعة أشخاص وقد حضروا الساعة الحادية عشرة ومعهم الأدوات المناسبة. وقد قاموا بإنهاء بعض الأعمال مثل تركييب آلة التقطيع ويتبقى الكثير من الأعمال مثل تركبي السقف. وقد تناولوا طعام الغداء مع مهندسي المصنع. وقد وعدوا بالحضور غدا لتنفيذ بعض الأعمال. وقد كان أداؤهم مشرفا إلا أنهم اضطروا لاستعارة بعض الأدوات منا

هذا التقرير جمع الكثير من الأخطاء. تطور تنفيذ الأعمال يمكن توضيحه باستخدام خارطة "جانت" أو خارطة الجداول الزمنية مثل تلك التي يتم رسمها باستخدام
Microsoft Project
على سبيل المثال. هذه الخرائط يمكن رسمها باستخدام أي برامج للكتابة مثل وورد أو إكسل. كثير من المعلومات الواردة في التقرير لا داعي لكتابتها مثل موضوع الغداء واستعارة الأدوات والأداء المشرف. بعض المعلومات غير محددة نتيجة استخدام كلمة "مثل" وبالتالي فهناك غموض في المعلومات الأساسية للتقرير. يوجد أخطاء إملائية مثل الخطأ المتكرر في كتابة كلمة تركيب

الاستنتاجات أو التوصيات
Conclusions or Recommendations

هل الاستنتاجات التالية جيدة؟

الاستنتاجات

بناء على نتائج الاستبيان يتضح أن العملاء يواجهون مشكلة في التعامل مع العمالة الفنية للشركة مما يوضح عدم قدرة العمالة الفنية على التعامل مع العملاء بشكل مرضي. وتوضح النتائج أيضاً استياء العملاء من عدم قدرتهم على رد المنتج بعد شرائه بوقت قصير وذلك بسبب عدم وجود أي نظام لرد المنتجات بعد شرائها. لذلك فإن هذه الدراسة تبين الحاجة لاتخاذ المزيد من الإجراءات لتحسين صورة الشركة لدى عملائها. والجدول التالي يوضح نتائج الاستبيان

إن الجملة الأخيرة توضح ان نتائج الاستبيان مكتوبة كجزء من الاستنتاجات وهذا أمر غير مقبول. الاستنتاجات تأتي بعد عرض نتائج الدراسة مثل نتائج الاستبيان أو التجارب المعملية أو بيانات التشغيل

وماذا عن هذه التوصيات؟

التوصيات

إنه من جد وجد ومن زرع حصد وإنه ليسعدنا أن تكون هذه الدراسة مثمرة. وبناء على نتائج الدراسة فإننا نقترح الآتي
أ- أن يتم استخدام نظام البيع الإلكتروني المقترح بداية من يناير 2007
ب- أن يتم إنشاء مركز لتلقي شكاوى واستفسارات العملاء على مدار 24 ساعة
ت- تلاحظ عدم رضاء العملاء عن جودة المنتج

إن الجملة الأولى لا علاقة لها بالتوصيات ولا بالتقرير. الفقرة الأخيرة "ت" هي من قبيل النتائج أو ربما الاستنتاجات ولكنها ليست توصية بحال من الأحوال

المراجع
References

ماذا تلاحظ في قائمة المراجع الآتية؟

References

1. R. Hartunian and W. Sears, “On the instability of gas bubbles moving in liquids,” J. Fluid Mech., Vol. 3, pp. 27-47, 1957.

2. Levich, G., Phsico-Chemical Hydrodynamics, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, N. J., 1962.

3. D. Moore, 1963, The boundary layer on a spherical bubble, J. Fluid Mech., Vol. 16, pp. 161-176.

4. D. Moore, “The velocity of rise of distorted gas bubbles in a liquid of small viscosity ,” J. Fluid Mech., Vol. 23, pp. 749-766, 1965.

5. P. Saffman, “On the rise of small air bubbles in water,” J. Fluid Mech., Vol. (1), 249-275, 1956.

لقد تم استخدام أساليب مختلفة لكتابة المراجع في نفس القائمة وهذا أمر مرفوض. لاحظ المرجع الثالث والخامس

المرفقات
Appendix (Appendices) or Attachments

المرفقات قد يحدث بها أخطاء في الترقيم أو في أسلوب عرض البيانات

مواضيع أخرى عن كتابة التقارير والأبحاث

كتابة التقارير والأبحاث

كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير

كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير- أمثلة

كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج

كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج- أمثلة

كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير

سامح — Wed, 20 Dec 2006 11:52:16 +0000

تصميم التقرير قد يختلف من تقرير لآخر ولكن هناك عناصر أساسية للتقرير أو البحث التي لابد من تواجدها . بعض هذه العناصر لا يُستخدم في حالة التقارير القصيرة لعدم وجود الحاجة إليه وسوف نناقش هذا كثيرا في هذه المقالة. من المفيد كثيرا أن نتعرف على هذه العناصر وطريقة كتابتها وفائدتها. هذه العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير أو البحث فهي تستخدم باللغات المختلفة. هذه المقالة تناقش الموضوع من منظور عام ولكن في بعض الجامعات وبعض المؤسسات يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير قد تختلف عما هو مذكور هنا، ففي هذه الحالة يتم الالتزام بمتطلبات الجامعة أو المؤسسة

ما هي عناصر التقرير أو البحث الأساسية؟

الغلاف
Cover
وظيفة الغلاف الأساسية هي حماية التقرير أو البحث من التلف أو اتساخ الأوراق أو انحناء أطراف الأوراق. في حالة البحوث العلمية مثل الماجستير والدكتوراه يستخدم غلاف سميك -مثل الذي يستخدم في الكتب- للحفاظ على البحث. في حالة التقارير أو البحوث الجامعية أثناء الدراسة فإن استخدام غلاف بلاستيكي شفاف قد يكون مناسباً. في حالة تقارير العمل المعتادة فقد لا يوضع غلاف أصلاً نتيجة أن تداول التقرير لن يكون عملية مستمرة لمدة طويلة وغالبا ما يُحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون هناك خوف من تلف التقرير. قد يستخدم غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيرة جدا أو التي سيتم حفظها لمدة طويلة بشكل منفصل -أي لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير أخرى- وقد يستخدم كذلك الغلاف السميك في مثل هذه الحالات. فمثلا تقرير الإنتاجية اليومية والشهرية سيكون بدون غلاف، تقرير الأعمال السنوية أو الخطة السنوية قد يوضع له غلاف بلاستيكي، الخطة الاستراتيجية وخطة العمل للسنوات القادمة ودراسات الجدوى للمشاريع قد يستخدم لها غلاف سميك لأنه سيحتفظ بها لسنوات وسيتم تداولها بين إدارات وجهات متعددة. بالطبع في حالة التقارير الإلكترونية لن يكون هناك غلاف

في حالة استخدام غلاف فلابد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الأساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير. بمعنى أنك يمكنك معرفة عنوان التقرير واسم الشخص أو الجهة التي أعدته وتاريخ إصداره أو إعداده. لماذا؟ لكي تتمكن -بسهولة- من البحث عن التقرير من بين عدة تقارير موجودة على مكتبك أو في دولاب حفظ الملفات

في حالة استخدام غلاف سميك فسيكون لزاماً أن تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي، وفي حالة استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رؤية صفحة العنوان -التي تلي الغلاف وسنتحدث عنها بعد قليل- وبالتالي لا يكون هناك سبب للكتابة على الغلاف. في حالة عدم وجود غلاف فإن أول صفحة مرئية تكون صفحة العنوان وبالتالي يتم التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة

صفحة العنوان
Title Page

صفحة العنوان هي أول صفحة من صفحات التقرير أو البحث وهذه الصفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية عن التقرير أو البحث بسرعة. لذلك فإن صفحة العنوان لابد وان تحتوي على

أ- اسم التقرير أو البحث - اختر اسم واضح ومعبر عن محتوى التقرير أو البحث

ب- اسم مُعد التقرير أو البحث

ت- وظيفة مُعد التقرير مثل طالب في السنة الاولى أو مهندس صيانة أو مدير مصنع. الوظيفة توضع أسفل اسم مُعد التقرير

ث- اسم المؤسسة أو الجامعة التي صدر منها هذا البحث او التي ينتمي إليها معد البحثز اسم المؤسسة قد يكون مكون من جزئين أو عدة أجزاء مثل جامعة كذا- قسم كذا أو شركة كذا- إدارة كذا

ج- اسم الجهة أو الأستاذ الذي سيقدم له البحث - تستخدم كثيراً في التقارير الدراسية وتُستخدم بشكل أقل في تقارير العمل لأن كثيراً من تقارير العمل الداخلية تكون موجهة لأكثر من مدير وأكثر من إدارة

ح- تاريخ إصدار التقرير أو البحث

في التقارير الدراسية قد يضاف اسم المادة الدراسية أو الدرجة العلمية التي يعتبر التقرير جزءً من متطلباتها. في تقارير العمل قد يضاف قائمة بالجهات أو الأشخاص الذين سيتم إرسال التقرير لهم وقد يضاف كذلك رقم كودي للتقرير. في تقارير العمل والأبحاث قد يوضع الملخص -سنتكلم عنه لاحقا- في صفحة العنوان وقد يوضع في صفحة مستقلة

في كثيرٍ من تقارير العمل القصيرة -أي المكونة من صفحة أو صفحتين او ثلاث - لا يوضع صفحة للعنوان وإنما توضع هذه البيانات في أعلى الصفحة الأولى وذلك لأن التقرير قصير ولا داعي لإضافة صفحة كاملة للعنوان. محتويات صفحة العنوان لابد من وجودها في أي تقرير سواء وضعت في صفحة مستقلة او في الصفحة الاولى

الملخص
Abstract or Summary or Executive Summary

الملخص كما هو واضح من الاسم هو ملخص لما يحتويه التقرير أو البحث. للملخص وظيفتان

أولاً: أن يعلم القارئ إن كان يحتاج ان يقرأ هذا التقرير أم لا. فقد يجد القارئ -الذي يبحث عن أبحاث في مجال ما باستخدام التجارب المعملية- أن البحث استخدم التحليل النظري وبالتالي يعرف أن هذا البحث ليس من الأبحاث التي يريد الاطلاع عليها، وقد يجد المدير أن التقرير يسجل أحداثاً وأنشطة يعرفها المدير بالتفصيل فيكتفي بحفظ التقرير أو تحويله لشخص آخر

ثانياً: أن يعرف القارئ المعلومات الأساسية جداً في التقرير مثل طبيعة الدراسة التي أجريت والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءٍ محدد من التقرير

الملخص وسيلة مساعدة عظيمة لقارئ التقرير لأنها توفر وقتاً كثيراً. في حالة عدم وجود ملخص فإننا نضطر لتصفح التقرير كله لكي نعرف إن كان هذا التقرير أو البحث به شيئاً نَهتم به في الوقت الحالي. تزداد أهمية الملخص عند كتابة تقرير لأكثر من قارئ وأكثر من مدير باهتمامات محتلفة لأن كاتب التقرير يعلم أن بعض المديرين رفيعي المستوى سيكتفون بقراءة الملخص وبالتالي لن ينزعجوا من وجود تفاصيل لا تهمه في داخل التقرير

طول الملخص لابد وأن يتناسب مع طول التقرير فمثلاً قد يكون الملخص أقل من خمسة أسطر للتقرير المكون من بضع صفحات، وقد يصل إلى صفحة (أو أقل من صفحتين) في حالة التقارير أو الأبحاث المكونة من عشرات الصفحات أو مئات الصفحات. الملخص يسبقه عنوان وهو "ملخص" بالعربية أو أي من الأسماء المذكورة عاليه بالإنجليزية مع مراعاة أنه في الأوساط الأكاديمية يستخدم
ABSTRACT
أما في تقارير العمل فيستخدم
Executive Summary or Summary
أحيانا لا تكون كلمة ملخص تنفيذي (بالإنجليزية) متداولة داخل المؤسسة فيكون استخدام كلمة"ملخص" (بالإنجليزية) أفضل

الملخص قد يوضع في صفحة العنوان إذا كان قصيرا لأن هذا يساعد القارئ على الاطلاع عليه سريعاً. أما في حالة الأبحاث والتقارير الطويلة التي يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة فالبعض يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان والبعض يفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والأشكال والرموز أي وضعه قبل المقدمة. في حالة عدم وجود تفضيل لدى الجهة التي يُقدَّم لها التقرير فأظن أن الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة لانه ليس هناك سبب لأن يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم الأشكال لكي يصل إلى الملخص الذي قد يعرف منه أنه لا يحتاج قراءة التقرير أو قد يستغني بما في الملخص عن قراءة التقرير أو البحث

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي. الملخص المعلوماتي هو الذي تحدثنا عنه. الملخص الوصفي يعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير أو البحث ولكنه لا يلخص البحث نفسه ولا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتي يستخدم أكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلمية التي تستخدم الملخص الوصفي

جدول المحتويات
TABLE OF CONTENTS

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول إلى أقسام معينة مباشرة. جدول المحتويات يوضح كذلك للقارئ الأقسام المختلفة للتقرير. جدول المحتويات يحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير. ينبغي اتباع أسلوب ثابت في عرض الأقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في جدول المحتويات

جدول المحتويات لا يستخدم عادةً في التقارير القصيرة التي تتكون من بضع صفحات لأنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمراً سهلاً ويكون النظر في جدول المحتويات تضييع للوقت

قائمة الأشكال
LIST OF FIGURES

عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية (خمسة أو أكثر) يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال. قائمة الأشكال مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل

قائمة الجداول
LIST OF TABLES

قائمة الجداول مشابهة تماما لقائمة الأشكال ولكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. أحيانا يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمى
قائمة الأشكال والجداول
LIST OF FIGURES AND TABLES
مع كتابة الأشكال في النصف العلوي للصفحة والجداول في النصف السفلي

قائمة الجداول والأشكال تساعدان على الوصول إلى جدول ما أو شكل ما بسرعة بدلا من تصفح التقرير أو جزء منه للوصول إلى شكل ما أو جدول ما. قائمة الأشكال تكون مطلوبة غالباً في الأبحاث الأكاديمية الطويلة ولكنها لا تستخدم كثيراً في تقارير العمل خاصة التقارير الصغيرة داخل المؤسسة ولكنها قد تستخدم في تقارير العمل الطويلة والتي قد تستخدم لمدة طويلة مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي وما إلى ذلك

قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات
List of Symbols or Glossary

قائمة الرموز تستخدم في التقارير والأبحاث التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام "س" للتعبير عن السرعة و "م" للتعبير عن المسافة وهكذا. جدول الرموز يوضح به هذه الرموز. أما جدول المصطلحات فيوضح به معنى المصطلحات المستخدمة مثل "السرعة اللحظية" أو "السرعة الخطية". هاتين القائمتين تستخدمان غالباً في الأبحاث الأكاديمية الخاصة بالعلوم والهندسة ويقل استخدامها في مجالات الأدب والإدارة وغيرها

مافائدة هاتين القائمتين؟ عندما تكتب بحثاً أو تقريراً وتستخدم رمزا للتعبير عن كلمة فإنك توضح ذلك عند اول استخدام لهذا الرمز ثم في المرات التالية تكتفي باستخدام الرمزبدون شرح معناه. لا يمكن أن تقوم بشرح معنى الرمز كل مرة لأنك بذلك تكون قد كتبت الكلمة كل مرة وهو ما كنت تود أن تستغني عنه باستخدام الرمز. عندما يكون القارئ يقرأ في وسط التقرير ثم يصادف رمزاً قد سبق تعريفه فإنه قد يحتاج لاسترجاع التعريف. ولكن أين تم تعريف هذا الرمز؟ هناك صعوبة في البحث عن هذا التعريف في التقرير أو البحث. لو كانت هناك قائمة للرموز في أول البحث لكان من السهل الرجوع إليها عند الحاجة

في حالة تقارير العمل داخل المؤسسة يتم استخدام الكثير من الرموز التي يعرفها العاملين في المؤسسة وبالتالي لا يكون هناك داعٍ لوجود قائمة للرموز والمصطلحات. أما في حالة التعامل مع مؤسسات أخرى فربما احتجنا قائمة الرموز والمصطلحات. وخلاصة القول هو أن قوائم الأشكال والجداول والرموز والمصطلحات يستهلكان وقتاً لإعدادهما فلا تستخدمهما في العمل ما لم تكن هناك حاجة فِعلية. أما في كتابة الأبحاث الطويلة فغالباً ما يكون ذلك مطلوباً ومستخدماً

المقدمة
Introduction

المقدمة يجب أن توضح ثلاثة أشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير أو من الدراسة، حدود الدراسة او التقرير. يمكن ان تشتمل المقدمة أيضاً على شرح موجز لأقسام التقرير أو لمنهج الدراسة. فالمقدمة تجيب عن الأسئلة الآتية

أ- ما هو الموضوع وما هي أهميته؟
ب- ما هو هدف هذه الدراسة تحديداً؟ ولماذا تم عمل الدراسة (مثل أن الأبحاث السابقة لم تبحث هذه النقطة او أن مشكلة العمل مازالت قائمة)؟
ت- ما هو أسلوب الدراسة (دراسة نظرية، عملية، تسويقية،باستخدام الحاسوب،...)؟
ث- ما هي الأقسام التالية في التقرير؟

المقدمة لا تحتوي على أي نتائج أو توصيات أو تفاصيل الدراسة. فالمقدمة ليست ملخصاً للتقرير أو البحث. لتبسيط الأمر دعنا نفترض أنك ستلقي محاضرة لمجموعة من المديرين في المؤسسة عن تطوير عملية ما من عمليات التصنيع. كيف ستبدا؟ هل ستبدأ بشرح عملية التصنيع بعد التعديل أم ستبدأ بشرح نتائج التعديل؟ لا شك أنك تحتاج أن توضح لهم اولاً أهمية هذه العملية والحاجة لتطويرها ثم توضح الجزئية المحددة التي درستها في العملية وقد توضح الأسلوب الذي ستتبعه في شرح الموضوع. بهذا يكون الحاضرون قد تفهموا أهمية ما ستقوله وحدوده وكيفية شرحك للموضوع. ماذا لو لم تفعل ذلك؟ سيكون بين الحاضرين من يشعر أنك تتحدث في موضوع لا قيمة له لأنه يظن ان هذه العملية غير مهمة او انها متطورة جداً. ستجد من يسأل عن تفاصيل كان من المفترض أن تتحدث عنها في الاجزاء التالية. سيقول لك أحد المديرين في النهاية: ولكنك لم تدرس عملية كذا وكذا -نتيجة لأن حدود الدراسة لم توضح مسبقاً. هذا هو ما تحتاج ان تفعله في مقدمة التقرير أو البحث. فأنت تريد ان تُهيئ القارئ لقراءة البحث أو التقرير وهو متفهم لأهميته وأسلوبه وحدوده وتنظيم الأقسام التالية

في حالة الأبحاث العلمية فإن المفترض أن توضح هذه الأمور في المقدمة في كل الأحوال. أما في تقارير العمل فقد تكون بعض الأسئلة التي ستجيب عنها في المقدمة معلومة تماماً لقارئ التقرير وبالتالي لن يكون هناك فائدة من ذكرها. فمثلا عند تقديم تقرير لمديرك في العمل عن تطوير العمل في القسم الذي تعملون به فإنك لن تبدأ بشرح أهمية هذا القسم وما يقوم به لأن هذه أمور معلومة تماماً للقارئ. ليس معنى هذا أنه لا داعي لكتاب مقدمة في أي تقرير للعمل ولكن بعض التقارير قد لا تحتاج مقدمة مثل التقارير اليومية او الأسبوعية التي تعرض الأنشطة اليومية أو أرقام الإنتاج او المبيعات فمحتوى التقرير معلوم للجميع ولا يحتاج مقدمة، وبعض التقارير قد تحتاج مقدمة مختصرة تسجل أهمية التقرير والسبب في إعداده مثل الدراسات التي قد يتم الاحتفاظ بها للمستقبل، وبعض التقارير يحتاج مقدمة كاملة مثل التقارير المطولة لدراسة مشاكل العمل أو الخطط المستقبلية. ستجد أن المقدمة تزداد اهميتها كلما اختلفت نوعية القراء المحتملين فعندما يكون التقرير سيتم توزيعه على أقسام مختلفة داخل المؤسسة فإن المقدمة تكون لها اهمية عن ما إذا كان التقرير ستم توزيعه داخل قسم واحد وهكذا

المقدمة لابد ان تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير فمثلا قد يكون طول المقدمة في حدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونة من عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة او اثنتين، والتقارير المكونة من ثلاثة او أربعة صفحات تكون مقدمتها بضعة أسطر

قلب التقرير
Main Body

قلب التقرير هو أكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة أجزاء أو أقسام. لاحظ انه لا يوضع عنوان باسم "قلب التقرير" وإنما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية الأجزاء الوسطى في التقرير. قلب التقرير يشرح المشكلة او الموضوع بشيء من التفصيل ويوضح ما تم فعله لحل المشكلة او دراسة الموضوع ويوضح كذلك النتائج وتحليلها. أقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة البحث أو التقرير ولكن لنستعرض أمثلة لبعض الأقسام المعتادة لقلب التقارير

الأبحاث العلمية: ا- الخلفية النظرية والأبحاث السابقة، ب- طريقة الدراسة، ت- النتائج وتحليلها أو مناقشتها

تقارير العمل التي تشرح ما تم عمله لحل مشكلة او تحسين شيء ما: أ- شرح المشكلة بالتفصيل، ب- الخطوات التي تم اتباعها، ت- نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها

تقارير العمل التي تقترح تغيير عملية ما: أ- شرح الوضع الحالي، ب- شرح الوضع المقترح، ت- شرح النتائج المتوقعة أو مقارنة الوضع المقترح بالوضع الحالي

تقارير دراسات الجدوى: أ- شرح المشروع، ب- شرح المعلومات المتوفرة عن السوق والمنافسين واحتياجات العملاء والمنتجات البديلة، ت- شرح التكاليف المختلفة والمبيعات المتوقعة، ث- عرض التحليلات الاقتصادية

تقارير العمل التي تعرض بيانات المبيعات او الإنتاجية: يتم التقسيم حسب المنتجات

بالطبع يوجد انواع أخرى من التقارير والتي قد يكون لها تقسيمات أخرى. لتقسيم الموضوع إلى أقسام فإن علينا أن نحاول تقسيم الموضوع بشكل متسلسل وهذا التسلسل قد ياخذ أشكالا عديدة مثل

أ- تسلسل منطقي او فكري مثل التسلسل المذكور أعلاه في الأبحاث العلمية حيث نبدأ بدراسة الأبحاث السابقة ثم نقوم استخدام طريقة ما لدراستنا ثم نحصل على نتائج ثم نحللها

ب- تسلسل زمني: مثل التسلسل الذي نستخدمه لتقديم تقرير علمي عن أي كائن حي فإنه من الطبيعي أن نبدأ بنشأته واماكن تواجده ثم نتحدث عن تطوره او نموه ثم قد نتحدث عن طبيعته وتأثيره على الكائنات الأخرى ثم قد ننتهي بمكافحته (إن كان من الجراثيم أو الحشرات) أو وفاته. التسلسل الزمني يستخدم كذلك عند شرح حدث تاريخي

ت- تسلسل مكاني او إداري مثل التسلسل الذي نستخدمه لعرض أنشطة الإدارات المختلفة بعرض كل إدارة على حدة أو تقرير عن نتائج مدن او دول مختلفة بعرض نتائج كل مدينة أو كل دولة على حدة

ث- تسلسل موضوعي مثل أن نعرض أداء جميع الدول في الصحة ثم اداء جميع الدول في الإقتصاد ثم اداء جميع الدول في التعليم وهكذا

ج- تسلسل أهمية أو قيمة مثل تقارير العمل التي تعرض العديد من المقترحات أو تتحدث عن العيد من الأنشطة فقد يتم العرض بترتيب الأهمية أو القيمة المالية

ح- ترتيب أبجدي أو رقمي مثل التقرير الذي يتحدث عن توزيع جوائز على أشخاص على نفس المنزلة فنلجأ للترتيب الأبجدي او الترتيب بالرقم الكودي أو ماشابه ذلك

هذه بعض أساليب تقسيم قلب التقرير وبالطبع قد يكون هناك تسلسل آخر ومُعد التقرير عليه اختيار التقسيم المناسب

الاستنتاجات أو التوصيات
Conclusions or Recommendations

الاستنتاجات هي المعلومات التي استنبطناها من نتائج الدراسة أو توصلنا إليها من بيانات التقرير. هذا القسم لابد أن يحتوي الإجابة على السؤال الأساسي للبحث أو التقرير وان تكون الإجابة نابعة من خطوات الدراسة أو إجراءات العمل. فمثلا البحث العلمي قد يُثبت أمراً ما أو يثبت علاقة بين متغيرات، بينما تقارير العمل قد توضح تحسن الأداء أو وجود فرص للاستثمار في صناعة ما. ينبغي ألا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير أو استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير

التوصيات هي الأشياء التي نوصي بأن يتم إجراؤها بناءً على ما استفدناه واستنتجناه من التقرير. فمثلا التقرير الذي يوضح خطة استراتيجية ينتهي بتوصية باتباع استراتيجية من الاستراتيجيات التي عرضت في التقرير والتقرير الذي يقترح حلا لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول والبحث العلمي قد يوصي ببحث نقطة ما أو إجراء مزيد من البحوث في مجال ما

بعض تقارير العمل مثل تلك التي تَعرض بيانات فقط بدون تَحليلها - مثل التقارير الدورية للإنتاجية والاستهلاكات- لا يكون لها أي استنتاجات أو توصيات. كذلك الحال في التقاريرالدراسية التي يَشرح فيها الطالب موضوعاً ما فإنه قد لا يكون هناك استنتاجات أو توصيات. دراسات العمل غالباً ما يوجد بها قِسم خاص للاستنتاجات والتوصيات. الأبحاث العلمية يجب أن يوجد بها استنتاجات ولكن قد لا تكون هناك توصيات احياناً. في حالة وجود استنتاجات وتوصيات فقد يوضعان في قسم واحد أو يوضع كل منهما في قسم منفصل وفي هذه الحالة تأتي الاستنتاجات أولاً ثم التوصيات. في حالة وجود توصيات أو استنتاجات أو كلاهما فإنه ينبغي كتابتهما بعناية مثل التي تُعطى للملخص لأن هذه الأجزاء هي التي يقرؤها أغلب القراء ولأنها تحتوي نتيجة البحث والتوصية التي سيتم الموافقة عليها أو رفضها من قبل المدير أو المديرين

المراجع
References

في الأبحاث العلمية الرسمية يجب كتابة المراجع التي تمت الاستعانة بها لإجراء الدراسة مثل أبحاث سابقة أو كتب أو مقالات. في تقارير العمل ففي الأغلب لا يكون هناك قسم للمراجع لأن معظم التقارير تكون مُعتَمِدة على بيانات داخلية للمؤسسة. ولكن في بعض الأحيان قد يكون من الضروري ذكر المراجع في الدراسات الفنية المتقدمة أو الدراسات الإدارية المعتمدة على معلومات خارجية مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي

قد تتساءل ولماذا نكتب المراجع؟ لكي يتمكن القارئ من معرفة المصادر التي اعتمدت عليها في الدراسة وبالتالي يمكنه الرجوع إليها أو التأكد من أن الكاتب اعتمد على مصادر جيدة. افترض أنك قمت بدراسة عن حجم المبيعات المتوقع العام القادم بالجنيه فلاشك ان ستعتمد على مصادر عالمية ومحلية توضح التوقعات بالنسبة للسوق والتوقعات بالنسبة للتضخم وما إلى ذلك. قد يكون للمدير الذي يقرأ التقرير شك في المصدر الذي استخدمته لتوقع زيادة الطلب في السوق وبالتالي فإن كتابتك للمصادر تمكنه من أن يطلب منك الاعتماد على مصدر آخر. كتابة المصادر قد تكون هامة بعد سنوات من كتابة التقرير حيث تمكننا من معرفة مصادر التقرير والتي قد نستعين بها مرة أخرى عند إعداد دراسة مماثلة. كتابة المصادر قد تُعفيك من المسئولية عند تبين خطأ التوقعات وذلك لأن التقرير يوضح المصدر الذي اعتمدت عليه. في البحث العلمي يستفيد الباحثون كثيرا من كتابة المصادر لأنها تمكنها من الوصول إلى الأبحاث السابقة والتي تساعدهم في بحثهم الحالي

كتابة المصادر لها بعد آخر لا يَقل أهمية عن ما سبق وهو الأمانة في كتابة التقرير. فمن الأمانة أن تُوضِّح مصدر المعلومات وأن تُوَفِّيه حَقَه بأن تَذكره في التقرير أو البحث. وبالتالي فعند الاستعانة بأي مصدر يَنبغي أن تكتبه في قائمة المراجع (أو أسفل الصفحة). مع مراعاة أن أي كلام منقول حرفياً يجب وضعه بين علامات تَنْصيص "...." وبالطبع يُذكَر المصدر. هذا يقودنا إلى نقطةٍ هامة وهي أنه لا يَصح أن يكون البحث عبارة عن نقل حرفي لأبحاث وتقارير الآخرين. المُفترض أن البحث الذي تضع عليه اسمك هو من إعدادك أنت وبكلماتك أنت. لا مانع من الاستعانة بالمراجع وبتقارير الآخرين ولكن الاستعانة تعني استخدام المعلومات الواردة في تقاريرهم وليس نقلها بالكامل نقلاً حرفياً. يستثنى من ذلك أن تحتاج لنقل تعريف أو فقرة صغيرة وفي هذه الحالة توضع بين علامات تَنْصيص كما ذكرنا

عند كتابة المراجع يلزم توضيح البيانات الآتية لكل مصدر

الكتب: اسم المؤلف، اسم الكتاب، رقم الطبعة أو الإصدار، اسم الناشر، بلد الناشر، سنة النشر

الأبحاث العلمية والمقالات: اسم المؤلف، اسم المصدر المقالة أو البحث، اسم المجلة العلمية التي نشرت بها المقالة، رقم المجلد للمجلة العلمية ورقم الصفحات، سنة نشر المقالة، أرقام الصفحات

كتابة المراجع في الأبحاث العلمية يجب أن يَتبع التنسيق الخاص بالجامعة أو دار النشر والذي يختلف من حيث ترتيب كتابة بيانات المصدر وشكل الكتابة

المرفقات
Appendix (Appendices) or Attachements

المرفقات هي معلومات يتم إرفاقها (إلحاقها) بالتقرير أو البحث. لماذا؟ لأن هذه المعلومات ليست أساسية لكي توضع في التقرير نفسه ولكنها في نفس الوقت قد تكون مهمة لبعض القراء أو أننا لا ندري إن كان قارئ التقرير سيهتم بها أو لا. المرفقات تساعد على تقليل حجم التقرير الأصلي وتتيح للقارئ المهتم بجزئية ما أن يطلع عليها في المرفقات. المرفقات تحتوي بيانات تفصيلية أو بيانات هامشية مثل

حسابات تفصيلية
معلومات تفصيلية عن دراسات سابقة
صور
بيانات تاريخية

قد لا يحتوي التقرير على أي مرفقات أو يحتوي على مرفق واحد أو أكثر. كل مرفق يحتوي على مجموعة من البيانات بمعنى أنه لا يتم وضع كل البيانات التفصيلية المختلفة في مرفق واحد. لا توجد قاعدة صريحة لما يتم إرفاقه سوى أنها بيانات قد يهتم بها القارئ أو بعض القراء. هناك بيانات يكون من الواضح أنها يجب أن تكون في المرفقات وهناك بيانات قد يحدث خلاف في وضعها في جوهر التقرير أو وضعها في المرفقات. الأمر كذلك يتوقف على ثقافة المؤسسة فقد تجد مديراً يحب أن يرى تفاصيل أكثر من آخر وبالتالي فهو يفضل وضع بيانات أكثر في وسط التقرير بينما الآخر يفضل وضعها في المرفقات. بصفة عامة فإن التقارير القصيرة التي تحتوي المعلومات الأساسية أفضل خاصة تقارير العمل

كما ذكرنا فإن التقارير القصيرة قد تكون عناصرها أقل بكثير ولكن التقارير الطويلة والهامة قد يكون بها معظم هذه العناصر أو كلها. سوف أستعرض إن شاء الله في المقالات القادمة أمثلة لهذه العناصر وبعض الملاحظات العامة وكذلك كيفية البحث عن المعلومات

الموضوع السابق: كتابة التقارير و الأبحاث - تمهيد

الموضوع التالي: كتابة التقارير والأبحاث- تصميم التقرير - أمثلة

موضوعات أخرى: إعداد عرض تقديمي

كتابة التقارير والأبحاث - تصميم التقرير- أمثلة للأخطاء

كتابة التقارير والأبحاث - عرض البيانات والنتائج

كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج- أمثلة

تقرير أ3……A3 Report